Il registro dei sistemi AI: come si tiene, in pratica

Quali colonne servono davvero, chi le compila, e come si evita il destino più comune di questi registri: essere completi il primo mese e falsi il sesto.

Guida operativa6 minutiAggiornata il 25 settembre 2026Grace & Partners

Prima di tutto una precisazione che vale più di tutta la guida: il regolamento non impone a chi utilizza sistemi di AI di tenere un registro. Lo scriviamo sapendo che vendiamo esattamente questo, ed è per quello che lo scriviamo. Cosa chiede davvero la norma a chi utilizza sta nell'articolo Registri e documentazione.

Il registro serve a un'altra cosa, e serve parecchio: è il posto da cui si risponde alle domande che arrivano. Quali sistemi usiamo. Chi ne risponde. Cosa ci passa dentro. Da quando. Senza, ogni domanda diventa un giro di email.

Il rischio di questi registri è uno solo, ed è noto: sono accurati il primo mese e descrivono un'azienda che non esiste più al sesto.

01
Tieni poche colonne, e obbligale
Sistema, fornitore, reparto, a cosa serve, categorie di dati trattate, chi ne risponde, data dell'ultima revisione. Sette colonne compilate valgono più di venti colonne per metà vuote: una riga incompleta su venti campi non dice niente a nessuno.
Cosa resta · Il registro con le sette colonne, e nessuna riga senza responsabile.
02
Metti un nome accanto a ogni sistema
È il campo che fa la differenza fra un inventario e un registro. Non serve un esperto: serve la persona che, se domani quel sistema fa una cosa strana, viene avvisata. Un sistema senza quel nome è un sistema di cui non risponde nessuno.
Cosa resta · Il nome e il ruolo, per ogni riga.
03
Registra l'uso, non il prodotto
Lo stesso strumento in due reparti è spesso due sistemi diversi: uno riassume documenti pubblici, l'altro scrive risposte ai clienti. Se stanno su una riga sola, la valutazione sarà sbagliata per almeno uno dei due.
Cosa resta · Righe distinte per usi distinti dello stesso strumento.
04
Fai in modo che una riga incompleta si veda
Una casella vuota che sembra piena è peggio di una casella vuota. Il registro deve poter dire «di questo non sappiamo ancora chi risponde» senza che sembri finito.
Cosa resta · L'elenco delle informazioni mancanti, aggiornato.
05
Aggancialo a un momento che esiste già
Un registro aggiornato «quando serve» non viene aggiornato. Va agganciato a un momento che in azienda accade comunque: l'ingresso di un fornitore, il rinnovo di un abbonamento, la riunione trimestrale. Il momento vale più della buona volontà.
Cosa resta · Il momento scelto, scritto, e la data dell'ultimo passaggio.
06
Conserva le versioni, non solo l'ultima
La domanda che arriva non è «come siete messi oggi», è «com'eravate messi a marzo, quando è successo il fatto». Un registro che si sovrascrive non può rispondere.
Cosa resta · Lo storico delle modifiche, con chi ha cambiato cosa e quando.

Le domande che arrivano

Va aggiornato solo quando adottiamo strumenti nuovi?: No, ed è l'errore più comune. Cambia più spesso l'uso che lo strumento: lo stesso software passa da riassumere documenti a scrivere ai clienti senza che nessuno lo «adotti» di nuovo. È quel cambio che sposta la valutazione.
Basta un foglio di calcolo?: Per iniziare, sì, ed è meglio di un progetto che parte fra tre mesi. I due limiti si vedono presto: non tiene lo storico delle versioni e non dice a nessuno che una riga è ferma da otto mesi.
Ci mettiamo dentro anche gli strumenti personali?: Se ci passano dati dell'azienda, sono parte del quadro. Tenerli fuori rende il registro più ordinato e meno vero.

Cosa dice la norma

Questa guida descrive un metodo di lavoro: non stabilisce quali obblighi riguardino la vostra azienda, che dipendono da cosa usate, con quali dati e per quali finalità. I riferimenti normativi stanno qui, riportati con le fonti ufficiali:

Con [H]AIdafare

Ogni modifica lascia una cronologia con il valore prima e dopo, e le schede ferme da troppo tempo si segnalano da sole.

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